Elektronische Signatur

In vielen Branchen und Unternehmensbereichen ist es notwendig, den Urheber und die Integrität bestehender Daten zuverlässig festzustellen. Was auf einem Papierdokument mit einer eigenhändigen Unterschrift erledigt werden kann, muss bei digitalen Dokumenten alternativ gelöst werden. Die elektronische Signatur bietet hier die Möglichkeit, wirksam Rechtsverbindlichkeit zu schaffen, und zwar stets eindeutig und personengebunden.

Im Gesundheitswesen beispielsweise sind die gesetzlichen Krankenkassen bei der Archivierung ihrer Daten an die Vorgaben des Bundesversicherungsamtes gebunden. Diese verlangen zwingend die Verwendung elektronischer Signaturen als wichtigen Sicherheitsfaktor. Ohne elektronische Signatur dürfen Originalbelege hier nicht vernichtet werden. Mit dem Know-how der paperless group lässt sich das elektronische Signierverfahren lückenlos in jedes Dokumentenmanagementsystem einpassen. Neue Belege werden dann zentral gescannt, indiziert, elektronisch signiert und ins Archiv eingepflegt.

Die elektronische Signatur bestätigt die Echtheit aller im System vorhandenen Dokumente. Übrigens: Damit ein elektronisches Archiv wirklich vollständig ist, sollte auch die elektronische Post im DMS verfügbar gemacht werden – mit einem kompatiblen E-Mail-Management.